为进一步加强对研修院的档案资料进行有效的管理和合理的利用，保证档案资料的安全，形成单位发展完整的历史资料，特制定本管理制度。

第一条   管理部门

研修院办公室负责本制度的制定和档案的收集、管理与统筹监管。

各部门负责人负责本部门有关档案的归集、整理，保证档案的完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。 

第二条   管理范围

（一） 按资料来源渠道

对外发出：以单位名义对外发出的档案资料，包括各活动通知、函、手机报、简报、内刊等。

对内使用：以单位名义对内部发出的各种制度、文件、通知、活动照片等，以及在工作形成后工作计划、总结、方案。

外部流入：外部合作单位或个人发往单位的文件、资料等，上级部门发下来的通知等。

（二） 保存形式划分

电子版本、纸质版本、刻盘。

（三） 按资料的保存形式

文本资料：以打印形式成输出各种文字资料；

电子资料：在电脑上以硬盘、软盘、光盘和服务器备作的形式保存的各种文件资料，

第三条   管理方式

每月底由研修院办公室负责全面收集、整理、核对。

第四条   管理要求

1.电子档案管理

所有电子档案在储存时，均应按要求实行“目录化管理”，不得将工作资料的目录放存在桌面上；

2.文本资料管理

文本资料按档案管理的要求进行分类，编码管理；重要档案，需须做好备份工作；

3.未经许可，任何人不得私自备份单位资料，否则一经发现将严肃处理！

第五条   保存管理

一般存档，在服务器上的保存期为3年，超过时效于清除，但以光盘备份作为永久性的保存。

第六条   本制度经一届一次理事会议通过后生效。